Kế hoạch bán hàng: Quy trình xây dựng đầy đủ dành cho người mới

Kế hoạch bán hàng là gì? Để lập kế hoạch bán hàng, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu kinh doanh là gì, khách hàng mục tiêu là ai và quy trình bán hàng được xác lập như thế nào?

1. Khái niệm kế hoạch bán hàng

Kế hoạch bán hàng thể hiện các mục tiêu, chiến lược và sách lược bán hàng. Một kế hoạch bán hàng tốt giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu bán hàng cụ thể, vừa sức và khai thác tốt tiềm năng thị trường.

 

Đặc biệt, kế hoạch bán hàng luôn xuất phát từ mục tiêu marketing. Là bộ phận quan trọng của chiến lược kinh doanh: tập trung bán cái gì, sử dụng kỹ năng bán hàng như thế nào?

Đọc thêm: Upsell – nghệ thuật bán hàng hoàn hảo cho doanh nghiệp

2. Phân biệt kế hoạch bán hàng và chiến lược marketing

Theo Jauch and Glueck (1993)

“Chiến lược kinh doanh là một kế hoạch duy nhất, chung và liên kết các nguồn lực của doanh nghiệp với các cơ hội kinh doanh. Nó gắn các ưu thế của một doanh nghiệp với những thách thức của thị trường”.

Ngoài ra cũng có thể hiểu chiến lược kinh doanh là toàn bộ chương trình hành động dài hạn của doanh nghiệp sử dụng một cách có hiệu quả các nguồn lực nhằm đạt được mục tiêu và nhiệm vụ đã đặt ra.

“Là tư tưởng định hướng marketing chỉ đạo đơn vị kinh doanh với hy vọng đạt được các mục tiêu kinh doanh”.

Bao gồm những chương trình marketing cụ thể hơn cho thị trường mục tiêu, định vị, marketing hỗn hợp và các mức chi phí marketing.

Chiến lược marketing vạch ra cách thức một doanh nghiệp đem lại giá trị cho các khách hàng mục tiêu để có được giá trị cho chính mình.

Nguồn: CleverAds

3. Các yêu cầu và chỉ tiêu đối với kế hoạch bán hàng

3.1. Các yêu cầu của kế hoạch bán hàng

Kế hoạch bán hàng là bản kế hoạch xác định lộ trình và cách thức đạt doanh số và lợi nhuận mục tiêu trên một địa bàn nhất định. Một kế hoạch bán hàng cũng có thể thể hiện trách nhiệm cá nhân của nhân viên bán hàng hay đại diện của doanh nghiệp trên một địa bàn nhất định.

Một kế hoạch bán hàng bao hàm các mục tiêu của quá trình bán hàng, trách nhiệm và quyền lợi mà mỗi nhân viên bán hàng cần thực hiện. Kế hoạch bán hàng thường thể hiện mục tiêu bán hàng (lượng bán mục tiêu), chỉ tiêu cho các đại diện bán hàng. Kế hoạch bán hàng phải thể hiện doanh số bán hàng theo định mức chỉ tiêu.

3.2. Các chỉ tiêu bán hàng (KPIs)

Chỉ tiêu kết quả

Chỉ tiêu kết quả được thể hiện qua 3 loại đơn vị đo: Khối lượng hàng bán tương đối, cơ sở khách hàng và tài chính.

Trong đó, khối lượng hàng bán là một phần trong mục đích bán ở khu vực. Chỉ tiêu này được xác định như hệ số (tỷ lệ) mục tiêu bán hàng chung của doanh nghiệp được phân bổ cho một khu vực. Hình thức thông thường của loại chỉ tiêu này là dựa trên tổng khối lượng hàng bán.

Bên cạnh đó, các chỉ tiêu trên cơ sở khách hàng tập trung vào duy trì khách hàng cũ hoặc thu hút khách hàng mới. Cuối cùng là chỉ tiêu về tài chính, có ba dạng chỉ tiêu có thể kể đến như lợi nhuận khu vực, tổng lãi gộp và kiểm soát chi phí.

Chỉ tiêu hoạt động

Chỉ tiêu hoạt động thường được xác định trên cơ sở hành vi cư xử của nhân viên bán hàng. Các chỉ tiêu theo hành vi được xét theo quy định số các hoạt động cần thực hiện trong một thời gian cụ thể (số lần gọi bán hàng/ngày, số lần gọi chào hàng/ngày, số lần trưng bày bán lẻ).

Chỉ tiêu này thường không được sử dụng trong đánh giá kết quả vì nhiều lý do (chỉ đo lường số lượng không đo lường chất lượng, công việc giấy tờ nhiều, tạo ra sự thiếu trung thực). Đọc thêm: Sale off và cách xây dựng chiến lược bán hàng thông minh.

3.3. Mục đích xác định chỉ tiêu bán hàng

Các chỉ tiêu bán hàng được đề ra nhằm giúp nhà quản trị kiểm soát các quy trình làm việc của doanh nghiệp một cách thuận lợi hơn.

Một giám đốc bán hàng không thể dành tất cả thời gian của mình để đi quan sát nhân viên, hướng dẫn làm việc, tạo cho họ cảm hứng, và làm cho họ chắc chắn làm những gì họ cần phải làm. Từ đó, một hệ thống chỉ tiêu được đề ra tốt có thể cung cấp một công cụ thay thế để kiểm soát hàng ngày trong hoạt động quản trị.

Người lãnh đạo có thể đề ra các bản ghi nhớ nhắc nhân viên cần thực hiện các cuộc gọi bán cho các khách hàng mới, đảm bảo chắc chắn số lần gọi dịch vụ.

3.4. Các yêu cầu của chỉ tiêu bán hàng

Thích hợp

Các chỉ tiêu không dựa vào các số liệu khoa học hoặc không thích ứng với các trách nhiệm của nhân viên bán hàng sẽ làm “nản lòng” lực lượng bán hàng

Khả năng thực thi

Nếu chỉ tiêu quá cao, các nhân viên có thể sẽ không cố gắng bởi vì họ tin rằng chỉ tiêu là mục đích không thể đạt được hoặc họ có thể gian dối, các chỉ tiêu nên cao nhưng có thể đạt được

Dễ hiểu

Nguyên tắc “Hãy giữ cho đơn giản” tuy cũ nhưng luôn luôn phù hợp. Nếu một hệ thống chỉ tiêu quá phức tạp thì lực lượng bán hàng sẽ không hiểu nó và một số nhân viên có thể sẽ bỏ qua chúng.

Tính đầy đủ

Một chương trình chỉ tiêu tốt sẽ bao trùm tất cả các tiêu chuẩn được sử dụng để hướng dẫn, kiểm soát và đánh giá lực lượng bán hàng.

3.5. Sự tham gia của lực lượng bán hàng vào việc thiết lập chỉ tiêu

Nhà quản trị cũng có thể áp dụng tư tưởng như sau trong quy trình bán hàng: Nhân viên sẽ đệ trình các chỉ tiêu phù hợp với tiềm năng và khả năng bán của mình.”

Tuy nhiên, có thể, nhân viên sẽ bị định kiến trong các dự báo và xây dựng chỉ tiêu thấp nếu sự trả công của họ bị giới hạn vào các đánh giá đó. Theo một số nghiên cứu có thể thấy các nhân viên đã có một cam kết lớn hơn đối với các chỉ tiêu của họ khi họ tham gia vào xác định các chỉ tiêu.

Tình huống này cho thấy chỉ tiêu được đề ra bởi hai phía giám đốc và nhân viên, chứ không phải bởi một nhóm các lực lượng bán hàng.

4. Nội dung tổng quát và tính tất yếu của kế hoạch bán hàng

4.1. Tính tất yếu và bản chất của kế hoạch bán hàng

Đây là kế hoạch quan trọng nhất trong hệ thống các kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Là một văn bản về thời khoá biểu cho những hoạt động bán hàng, phân bổ tài nguyên, phương tiện vật chất, lao động, tài chính cho sản phẩm hoặc thị trường hoặc khách hàng.

Kế hoạch bán hàng thường có thời hạn 1 năm.

Những kế hoạch bán hàng nên ngắn gọn, đơn giản và có trọng điểm. Về cơ bản, kế hoạch bán hàng cần khôn khéo và thể hiện tính chiến lược nhằm thu hút các khách hàng mới.

4.2. Nội dung của bản kế hoạch bán hàng tổng quát

Một kế hoạch bán hàng tổng quát sẽ bao gồm:

• Điều kiện kinh doanh của doanh nghiệp
• Sự thay đổi của môi trường vĩ mô
• Sự thay đổi của môi trường cạnh tranh
• Phân tích SWOT

Xác định mục tiêu thị trường và mục tiêu bán hàng

• Mục tiêu marketing cần đạt được
• Chiến lược định vị
• Thị trường mục tiêu
• Mục tiêu bán hàng cho tổng thể

Thách thức và cơ hội:

Chiến lược và chính sách bán; Các chương trình hỗ trợ bán hàng chung của doanh nghiệp (Truyền thông, PR..)

5. Quy trình xây dựng kế hoạch bán hàng cho người mới bắt đầu

5.1. Giai đoạn phân tích

Đây là giai đoạn xác định và phân tích các căn cứ lập kế hoạch bán hàng. Các căn cứ đó là:

Các dự báo khả năng phát triển kinh doanh trong kỳ kế hoạch

• Thị trường và khách hàng có nhu cầu và khả năng về mặt hàng kinh doanh.
• Chiến lược kinh doanh của trung gian phân phối, của thị trường mục tiêu.
• Khả năng nắm bắt nhu cầu khách hàng, phát triển thị trường và khả năng biến động của nguồn hàng.

Khả năng cung ứng của đối thủ cạnh tranh và thay thế

• Căn cứ vào các đơn hàng, hợp đồng mua bán hàng hoá đã được ký kết với khách hàng.
• Đối thủ cạnh tranh cũng là yếu tố quan trọng để xây dựng kế hoạch bán ra của doanh nghiệp.
• Các căn cứ khác cũng được tính tới khi xây dựng kế hoạch bán hàng.

5.2. Giai đoạn xác định mục tiêu

Từ phân tích tình hình kinh doanh hiện tại, doanh nghiệp xác định mục tiêu bán hàng cho từng loại sản phẩm, khu vực thị trường trong khoảng thời gian nhất định. Cần xuất phát từ mục tiêu phát triển doanh nghiệp, để xác định đúng mục tiêu bán hàng.

Các thông tin về thị trường để đạt mục đích phát triển doanh nghiệp là chưa đủ.

Để xác định mục tiêu bán hàng, doanh nghiệp cần tiếp tục phân tích các yếu tố của môi trường và tiềm lực của doanh nghiệp với điều kiện cụ thể của bán hàng.

Để có thể xác định chính xác các mục tiêu bán hàng, doanh nghiệp cần nghiên cứu bổ sung chuyên biệt, chi tiết về các yếu tố ảnh hưởng như khách hàng, thị trường mục tiêu, đối thủ cạnh tranh. Đọc thêm: Dịch vụ tư vấn marketing là gì?

5.3. Giai đoạn phát triển kế hoạch

Phát triển kế hoạch bán hàng gồm các nội dung:

Phương thức bán hàng

Bao gồm 2 hình thức bán buôn và bán lẻ. Mỗi phương thức bán hàng có ưu nhược điểm riêng.

Hình thức bán hàng

• Theo cấp độ quản lý: cấp giám đốc, cấp quản lý, theo nhiều cấp, theo tổ đội.
• Theo mức độ hợp tác với khách hàng: khách hàng trọng điểm, bán qua lại, hợp tác.
• Theo phương thức tiếp xúc với khách hàng: trao tay, qua điện thoại, trực tuyến, qua trung gian.
• Theo mức độ dịch vụ khách hàng: tự phục vụ, có sự phục vụ đầy đủ, có hỗ trợ sau bán.

5.4. Giai đoạn tổ chức thực hiện

Một nội dung không thể thiếu trong kế hoạch bán hàng là các chi tiết về giới hạn thời gian hoàn thành từng hoạt động đã xây dựng. Nhà quản trị cần sắp xếp lịch trình thời gian để việc thực hiện và kiểm tra được dễ dàng hơn.

Cần đảm bảo kế hoạch luôn được thực thi đúng lịch trình và thường xuyên xem xét, điều chỉnh nội dung cho phù hợp với thực tế.

Việc tổ chức thực hiện không thể tách rời khỏi nhiệm vụ phát triển và hoàn thiện lực lượng bán hàng (lực lượng bán hàng cơ hữu, các đại lý bán hàng có hợp đồng, lực lượng bán hàng hỗn hợp).

Lời kết

Việc lập một kế hoạch bán hàng cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp vạch ra quy trình chi tiết để đạt được những mục tiêu đã đề ra, thiết lập các chỉ tiêu và xác định các chiến lược, chiến thuật tối ưu cũng như các công cụ cần thiết để tối đa hóa hiệu suất làm việc.