Proposal là gì? Hướng dẫn chi tiết cách viết Proposal cho người mới bắt đầu

Proposal là gì? Viết Proposal như thế nào? Proposal ra đời cùng với sự phát triển mạnh mẽ của lĩnh vực Marketing. Có thể nói, Proposal là hình thức trình bày ý tưởng. Một bản Proposal chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp có được hợp đồng làm việc và xây dựng được mối quan hệ với bên đối tác, khách hàng.

Dưới đây, CleverAds giúp bạn hiểu rõ hơn định nghĩa về Proposal và hướng dẫn chi tiết cách viết Proposal cho người mới bắt đầu.

1. Proposal là gì?

Proposal (đề xuất) là một dạng hình thức trình bày: ý tưởng, chiến lược, ngân sách, thời gian thực hiện, điều khoản hợp đồng,v.v. cho một dự án, chiến lược tới đối tác hoặc khách hàng tiềm năng. 

Proposal thường được trình bày qua excel, word, powerpoint.

Ngoài ra Proposal còn được trình bày qua mẫu Proposal miễn phí hay trả có phí ( tùy thuộc nhu cầu của khách hàng). Việc đưa ra Proposal với mục đích: thuyết phục, khiến họ chấp nhận thỏa thuận, hài lòng với đề xuất.

Nội dung trong Proposal là gì?

Phải làm nổi bật được các vấn đề cần thể hiện. Mang tính khả thi và đem lại nhiều lợi ích. Khi viết Proposal phải trả lời được các câu hỏi:

• What – Trình bày các nội dung gì?
• Why – Mục đích và khả năng thực hiện là gì?
• Who – Người thực hiện là ai?
• When – Thời gian là lúc nào?
• Where – Thực hiện ở đâu?
• How – Thực hiện như thế nào?

Hiện nay, Proposal chính là cầu nối rất quan trọng đối với các doanh nghiệp. Đóng vai trò giúp doanh nghiệp kết nối với đối tác hiệu quả,. Từ đó định hướng hợp tác phát triển lâu dài mối quan hệ giữa các bên.

2. Cấu trúc của Proposal – Proposal là gì?

Một Proposal chuẩn thường có 4 phần như sau:

Phần 1: Giới thiệu

Trước tiên, Proposal phải có phần giới thiệu các thông tin cơ bản liên quan đến nội dung bài Proposal để có cái nhìn tổng quát nhất có thể.

Nội dung phần giới thiệu Proposal gồm:

• Tên dự án/ chương trình và hình thức (ví dụ: Hội thảo, chương trình khuyến mãi, quảng cáo,…)
• Giới thiệu về bản thân và trình bày lý do gửi bản Proposal này.  
• Những ai tham gia? Ai là người chịu trách nhiệm chính? 
• Các đầu mục công việc làm muốn người đọc thực hiện
• Khung nội dung chương trình
• Thông tin liên hệ

Phần 2: Đặt khách hàng, đối tác là trọng tâm

Phần này là phần rất quan trọng, quyết định phần lớn tới thành công của Proposal là gì. Ở phần này, cần phải tạo được sự hấp dẫn với đối tượng mua hàng, làm cho họ thấy Proposal này có thể đáp ứng được nhu cầu của họ. Nếu làm tốt được phần này, cơ hội đạt được sự đồng ý từ phía khách hàng sẽ cao hơn rất nhiều.

Phần này cần có nhiều nội dung như sau:

• Lý do thực hiện dự án/ chương trình là gì
• Thời gian diễn ra dự án
• Địa điểm diễn ra dự án
• Timeline các công việc trong dự án/ chương trình

Phần 3: Nội dung chính & Mô tả chi tiết dự án – Proposal là gì?

Đối với phần nội dung, cần trình bày chi tiết, khoa học để khách hàng dễ quan sát bao gồm những nội dung:

• Ý tưởng được thể hiện trong dự án/ chương trình
• Dự án/ chương trình đem đến lợi ích, thuận lợi gì cho đối tác, khách hàng
• Chi phí đối tác, khách hàng cần chi trả cho dự án/ chương trình này

Phần 4: Chứng minh năng lực, chuyên môn và kinh nghiệm của doanh nghiệp

Phần cuối của Proposal cũng quyết định rất lớn đến sự chấp nhận hợp tác của đối tượng mua hàng. Viết nội dung cho phần này cần phải phân bổ đầy đủ, hợp lý để làm thay đổi tâm lý khách hàng:

• Giới thiệu về doanh nghiệp
• Phòng ban, team, nhân sự nổi bật
• Các đơn vị đã hợp tác thành công với doanh nghiệp
• Các giải thưởng, thành tựu đạt được của doanh nghiệp

3. Template cơ bản của Proposal là gì?

Với template này, người dùng chỉ cần thực hiện điền các thông tin vào mẫu theo nội dung cấu trúc ở trên.

Một template cơ bản bao gồm 4 phần như phần mục cấu trúc được chia – Proposal là gì?

• Overview: Phần 1 – Giới thiệu, tổng quan về Proposal
• Goals: Phần 2 – Đặt khách hàng làm đối tác, trung tâm (mục đích của Proposal là gì, các thông tin thời gian, địa điểm,…)
• Specifications: Phần 3 – Nội dung (mô tả chi tiết Proposal với các thông số kỹ thuật cụ thể)
• Milestones: Phần 4 – Chứng minh năng lực, chuyên môn và kinh nghiệm của doanh nghiệp (liệt kê các cột mốc quan trọng của doanh nghiệp)

Một Proposal có thể được trình bày khác nhau, tuy nhiên phải tuân thủ đầy đủ bố cụ trên. Mỗi phần trong Proposal cần được viết đầy đủ, chi tiết nhưng vẫn ngắn gọn, dễ hiểu.

4. Tips viết Proposal chuyên nghiệp

Proposal chuyên nghiệp sẽ trình bày các ý tưởng sao cho làm nổi bật những chi tiết độc đáo về doanh nghiệp so với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường. Đặc biệt, từ Proposal đó tạo nền tảng dựa trên sự tin tưởng, hài lòng trong mối quan hệ khách hàng – marketer, agency – client. Dưới đây là tips để viết Proposal chuyên nghiệp:

4.1. Chăm chút hình thức – Proposal là gì?

Thông thường, hình thức dễ dàng gây ấn tượng và tạo thu hút khi lần đầu tiên khách hàng đọc Proposal. Vì vậy, cần đầu tư, chăm chút về hình thức khi viết Proposal.

Có thể tham khảo các website thiết kế mẫu Proposal để tạo cho mình một bản Proposal đẹp mắt, ấn tượng nhất, tạo được thiện cảm hơn từ phía khách hàng.

4.2. Ngắn gọn, dễ hiểu

Nghiên cứu cho thấy, thường một Proposal điển hình dài từ 2.000 đến 3.500 từ (4-7 trang).

Về mặt kỹ thuật, không có giới hạn về nội dung ngắn hay dài. Tuy nhiên, một proposal chuyên nghiệp là sử dụng các câu văn, từ ngữ đơn giản, ngắn gọn, dễ hiểu sao cho rõ ràng ý tưởng và ý kiến cần truyền đạt.

Proposal chuyên nghiệp phải trả lời được các câu hỏi cơ bản như sau:

• Dự án đề xuất đem lại cho khách hàng những lợi ích gì? 
• Cấu trúc để trình bày các đề xuất tiếp thị như thế nào nào?
• Nội dung nào không cần thiết nên lược bỏ trong Proposal không?
• Làm thế nào để liên kết các nội dung trong Proposal logic và ý nghĩa?

4.3. Tập trung hướng tới khách hàng – Proposal là gì?

Khách hàng luôn là trung tâm của mọi hoạt động kinh doanh. Một chiến lược kinh doanh thành công chính là một chiến lược đáp ứng được insight khách hàng. Vì vậy, viết proposal nội dung trọng tâm phải nhắm đến làm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. 

4.4. Xây dựng plan tối ưu nhất có thể

Nên tạo proposal chi tiết tất cả các đề mục bao gồm các hoạt động, sự kiện sẽ diễn ra, công việc triển khai, nhân sự phụ trách, thậm chí là các con số về tài chính chi tiết. 

Khi đó, cần trả lời cho các câu hỏi như:

• Nên nói những gì trong Proposal?
• Nên bỏ những gì?
• Làm thế nào để kết hợp và thể hiện rõ ràng các ý với nhau theo cách có ý nghĩa nhất?

Người viết có thể tham khảo các template cho các proposal để xác định các thông tin cần có để có thể xây dựng một kế hoạch marketing hoàn hảo.

4.5. Tìm hiểu đối thủ

Việc trước tiên khi thực hiện lên kế hoạch và viết proposal là tìm hiểu đối thủ và chỉ ra điểm nổi bật so với đối thủ. Qua đó, có thể giúp nâng cao khả năng thuyết phục khách hàng.

4.6. Deadline – Proposal là gì?

Đặt deadline cho Proposal là điều cần thiết để hoàn thành nó đúng tiến độ. Phân chia các đầu việc sao cho hợp lý trong khoảng thời gian nhất định, với từng hoạt động công việc. Việc tạo deadline cũng giúp cho việc xây dựng kế hoạch thêm phần rõ ràng, chi tiết, dễ dàng cho khách hàng quan sát và đánh giá.

4.7. Ngân sách

Với từng ngân sách khác nhau, quy mô của chương trình, phạm vi của dự án cũng sẽ khác nhau. Do vậy, xây dựng một proposal mẫu dự án phải mang tính khả thi và bám sát với ngân sách đã được đưa ra.

5. Các lỗi cần tránh khi viết Proposal là gì?

Gây mất hứng thú, không tạo ấn tượng với khách hàng

Proposal quá dài dòng, không đi vào trọng tâm khiến khách hàng mất thời gian khi đọc. Từ đó dẫn đến mất hứng thú và họ chọn cách bỏ qua Proposal của bạn, tìm bài Proposal khác. Một Proposal tạo được ấn tượng với khách hàng phải ngắn gọn, súc tích những điều muốn thể hiện, giúp họ hiểu được chi tiết nội dung của bản đề xuất. Điều quan trọng hơn là đáp ứng được insight khách hàng.

Tập trung quá nhiều vào phần năng lực chuyên môn và kinh nghiệm của công ty, cá nhân – Proposal là gì?

Viết Proposal nhưng viết quá nhiều về công ty như các kỹ năng, giải thưởng và thành tựu đạt được. Điều này sẽ khiến cho khách hàng nhàm chán và cảm thấy khó chịu, và cho rằng những nội dung trong Proposal thiếu tính xác thực. Với phần năng lực chuyên môn và kinh nghiệm nên để giới thiệu doanh nghiệp và đề xuất sản phẩm dịch vụ nghiệp cung cấp.

Không làm nổi bật vấn đề và cấu trúc không rõ ràng

Dù có nhiều thông tin và vấn đề rõ ràng, phù hợp muốn được thể hiện trong Proposal nhưng không được diễn đạt và trình bày hợp lý cũng sẽ không thu hút, thuyết phục được khách hàng.

6. Hướng dẫn thiết kế Proposal trên Canva

Việc sử dụng các mẫu Proposal có sẵn sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức thiết kế. Ngoài ra, các trang web hay phần mềm thiết kế Proposal cũng có sẵn các tính năng cần thiết như: Tracking, chữ ký điện tử,v.v.

Dưới đây là ví dụ về các bước thiết kế Proposal trên website Canva:

Bước 1: Mở Canva

Gõ tìm kiếm tên miền Canva.com ngay lập tức bạn sẽ tìm thấy website thiết kế Canva với rất nhiều tính năng tốt.

Bước 2: Tìm mẫu Proposal phù hợp

Tại thanh công cụ tìm kiếm của Canva, tìm kiếm Proposal, Canva sẽ cung cấp mẫu Proposal đa dạng.

Một Proposal tiếp thị, Proposal thiết kế hay mẫu Proposal cho triển lãm nghệ thuật đều dễ dàng tìm thấy. Thêm từ khóa tìm kiếm để phù hợp với chủ đề, màu sắc, phong cách và tâm trạng để chọn lựa được mẫu Proposal phù hợp nhất. Sau đó, nhấp vào mẫu đã chọn để bắt đầu thiết kế.

Bước 3: Khám phá các tính năng

Thư viện của Canva có hàng triệu hình ảnh, minh họa, biểu tượng, biểu đồ và nhiều chi tiết thiết kế khác nhau. Kéo và thả các chi tiết thiết kế vào trang và sắp xếp lại vị trí của chúng để tạo hiệu ứng mong muốn.

Bước 4: Tùy chỉnh thêm chi tiết

Thực hiện cá nhân hóa thiết kế Proposal hơn nữa bằng cách trộn và kết hợp các yếu tố khác nhau. Tải lên ảnh động, hình ảnh và các yếu tố thuộc thương hiệu của doanh nghiệp. Chọn màu sắc, ảnh nền và kiểu phông chữ độc đáo.

Bước 5: Tải xuống và chia sẻ

Lưu thiết kế Proposal dưới dạng JPG, PNG hoặc PDF. Tải nó xuống dưới dạng tệp hoặc chia sẻ qua email với một vài cú nhấp chuột dễ dàng.

7. Kết luận

Trên đây là định nghĩa cơ bản Proposal là gì và toàn bộ hướng dẫn cách viết Proposal cho người mới bắt đầu.

CleverAds hi vọng qua những chia sẻ này có thể giúp bạn hiểu rõ và nắm bắt được cách viết Proposal. Một bản Proposal chuyên nghiệp cũng chính là thể hiện sự chuyên nghiệp cho cá nhân, tổ chức. Vì vậy khi thực hiện viết Proposal, điều cơ bản cần đảm bảo viết đúng, đủ, chuẩn. Chúc bạn thành công!