Webinar là gì? Tổ chức webinar dễ dàng với Google Workspace
Webinar là gì? Sử dụng công cụ nào để tổ chức webinar? Bài viết tổng hợp đầy đủ thông tin về webinar và các công cụ giúp việc sử dụng webinar dễ dàng hơn.
1. Webinar là gì?
Webinar là thuật ngữ gọi tên hội thảo trực tuyến. Giống như một bài thuyết trình được chuyển thể thành một cuộc trò chuyện trong thời gian thực tế giữa nhiều người tại nhiều địa điểm.
Nói cách khác, webinar không giới hạn phạm vi địa lý, cùng lúc có thể kết nối tất cả mọi người khắp nơi trong điều kiện có Internet. Hội thảo trực tuyến cho phép các nhóm với số lượng lớn người tham dự.
Với webinar, việc chia sẻ thông tin trở nên dễ dàng và nhanh chóng
Mục đích chính sử dụng Webinar là cung cấp: lời khuyên, đào tạo, diễn thuyết hoặc chia sẻ định hướng từ chuyên gia. Người dùng chỉ cần đưa nội dung muốn đã chuẩn bị vào phần chia sẻ nội dung của ứng dụng.
Nội dung Webinar tốt nhất nên là: những cuộc trò chuyện hấp dẫn, cung cấp kiến thức hoặc kỹ năng có thể áp dụng ngay; hiệu quả nhất khi nội dung giải quyết triệt để vấn đề mà người tham dự gặp phải. Vấn đề và giải pháp là trọng tâm của webinar. Nếu xuất hiện thêm sản phẩm hoặc thương hiệu thì chỉ đơn giản là nhà tài trợ.
Ý nghĩa đối với doanh nghiệp của Webinar là gì?
Trong hoạt động phòng ban với marketing và kinh doanh, webinar không đơn thuần chỉ là một hội thảo trực tuyến.
Một số công ty hoặc cá nhân sử dụng webinar để quảng bá sản phẩm của họ bằng cách: minh họa các tính năng, đưa ra bản dùng thử và trả lời câu hỏi. Nội dung hội thảo trực tuyến này được sử dụng để thu hút khách hàng tiềm năng. Webinar có hiệu quả khi được sử dụng một cách chiến lược. Kết quả mang lại thành công nhất có thể là: xây dựng lòng tin; cung cấp nhiều giá trị nhất có thể cho khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng.
2. Tính năng của webinar là gì?
Các tính năng nổi bật của webinar cho cuộc hội thảo trực tuyến bao gồm:
Trình chiếu nội dung thuyết trình
Chủ trì, diễn giả Webinar chủ động tải và trình bày các tệp nội dung dưới dạng: hình ảnh, video, âm thanh,v.v. để người tham dự thuận tiện theo dõi.
Giao tiếp và tương tác
Diễn giả, người chủ trì có thể tương tác trực tiếp hoặc nhắn tin nhanh chóng với khách tham dự thông qua công cụ của webinar.
Record – Ghi lại cuộc họp
Webinar cho ra mắt tính năng ghi hình và ghi âm. Điều này giúp người chủ trì có thể lưu lại nội dung và sử dụng làm tư liệu phát lại hoặc lưu trữ.
Nội dung có thể chỉnh sửa dễ dàng
Thao tác này được thực hiện đơn giản chỉ với một vài cú click chuột. Diễn giả có thể dùng để đánh dấu, ghi chú những nội dung quan trọng giúp người dự dễ ghi nhớ và không bị phân tán tập trung.
Thực hiện khảo sát sau hội thảo
Công cụ của Webinar cung cấp tính năng tạo phiếu khảo sát để tổng hợp ý kiến khán giả. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng lắng nghe ý kiến và chăm sóc khách hàng tốt hơn.
3. Lợi ích của Webinar là gì với hoạt động của doanh nghiệp?
Với webinar, doanh nghiệp có thể tổ chức: hội thảo, workshop; ra mắt sản phẩm/ dịch vụ phù hợp với mục đích chương trình. Webinar không đòi hỏi địa điểm thực tế. Do đó doanh nghiệp không cần chi trả các loại phí để thuê địa điểm; nhân lực tổ chức hay các loại phí phát sinh. Bên cạnh đó, sức chứa của webinar vô cùng lớn. Thương hiệu có thể tiếp cận lượng khách hàng nhiều hơn so với hội thảo trực tiếp.
Trong quá trình tổ chức, khách mời có thể đưa ra ý kiến, câu hỏi bằng nhiều hình thức. Trực tiếp nhất là chia sẻ ở khung bình luận để diễn giả giải đáp. Việc này giúp trao đổi giữa hai bên thuận lợi hơn, kịp thời và không bỏ sót thông tin.
Bảo mật dữ liệu và lưu trữ
Mặt khác để đăng ký tham dự hội thảo trực tuyến, người tham dự cần sử dụng email và số điện thoại nói cách khác là thông tin liên hệ để ghi danh. Điều này giúp doanh nghiệp có 1 danh sách data khách mời tiềm năng mà không cần phải mua hay kì công thu thập.
Cuối mỗi sự kiện doanh nghiệp luôn gửi lại khách mời phiếu khảo sát để thăm dò ý kiến khách hàng về doanh nghiệp, sản phẩm dịch vụ từ đó giúp việc chăm sóc khách hàng được tốt hơn. Giúp giữ chân được khách hàng trung thành và sản sinh khách hàng mua lặp lại.
4. Cách thức tổ chức webinar hiệu quả
4.1. Về Google Workspace – “bộ giải pháp” cho webinar là gì?
Google Workspace là bộ giải pháp dành cho doanh nghiệp với không gian làm việc đa nền tảng, cho nội bộ doanh nghiệp và khách hàng. Các công cụ Google Workspace cung cấp bao gồm: Docs, Site, Sheet, Meet, Form, Calendar…
Bộ giải pháp này giúp nhân sự của doanh nghiệp sử dụng khoa học và tối ưu thời gian:
- Hệ thống canvas thông minh nâng cao hiệu suất công việc.
- Phối hợp và làm việc nhóm cùng lúc trong một không gian làm việc được tự động lưu trữ.
- Hệ thống dữ liệu do AI tổng hợp giúp tối ưu công việc.
- Văn bản thông minh tự động đề xuất, nâng cao chất lượng báo cáo.
Tìm hiểu thêm: Google Workspace miễn phí và những điều cần biết trước khi sử dụng
4.2. Tổ chức webinar dễ dàng với công cụ Google Workspace
Giao tiếp nội bộ, đối tác thông qua Gmail, Calendar, Meet và Chat
Nhân sự thông qua Gmail gửi thư mời tới danh sách khách mời của webinar. Sử dụng Calendar đặt lịch gặp mặt, nhắc nhở thời gian, hoặc sắp xếp thời gian gặp mặt phù hợp trao đổi công việc. Thông qua Chat, trao đổi tin nhắn với đối tượng mong muốn chỉ với một vài thao tác đơn giản, sau khi nhập đúng email người dùng.
Cuối cùng là Google Meet – Ứng dụng khởi chạy Webinar
Google Meet cho phép người dùng kết nối trực tuyến trên mọi nền tảng website. Đây là công cụ hoàn toàn miễn phí; hỗ trợ tốt cho các buổi học/buổi họp trực tuyến số lượng người tham gia lớn. Nhà phát hành Google đã ra mắt 2 phiên bản của Meet: bản website và ứng dụng. Điều này nhằm tích hợp tốt nhất cho thiết bị và nhu cầu người dùng.
Ưu điểm đặc biệt của Google Meet
- Có thể tham gia và sử dụng trên nền tảng website hoặc ứng dụng điện thoại.
- Có phụ đề chi tiết khắc phục rào cản ngôn ngữ.
- Tích hợp Calendar, người dùng dễ dàng lên lịch cũng như tham dự chỉ với 1 cú nhấp chuột.
- Chia sẻ màn hình để trình bày tài liệu, bảng tính, thuyết trình.
- Cuộc gọi được mã hóa với tất cả người dùng.
- Cho phép record lại cuộc họp.
Lưu trữ, chia sẻ tài liệu với Drive, Docs, Sheet và Slide
Drive cho phép lưu trữ dữ liệu quan trọng và thiết lập chia sẻ tùy chọn các file làm việc chung. Docs soạn thảo, chỉnh sửa. Phù hợp cho việc xử lý văn bản nhóm, nội dung webinar cần nhiều bộ phận cùng thực hiện.
Google Sheet có tính cộng tác, thông minh, bảo mật dành cho những tổ chức có nhịp độ phát triển nhanh. Ban tổ chức có thể đồng thời checklist được tiến độ thực hiện công việc của nhiều đội nhóm một cách đơn giản.
Cuối cùng là Google Slide. Nó đem lại cho doanh nghiệp những bản trình bày đẹp với bộ mẫu có sẵn được chia theo từng chủ đề nhất định giúp người dùng có thể lựa chọn mẫu mong muốn. Bên cạnh đó Slide cũng được tích hợp các bộ công cụ tiện lợi giúp cho việc thiết kế được dễ dàng thuận tiện.
Tạo trang, thu thập và quản lý dữ liệu
Đây có lẽ là lợi ích mà doanh nghiệp ưa thích nhất. Doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo trang web cho webinar với Sites vừa có thể làm khảo sát cùng biểu mẫu thông tin thông qua Forms. Không chỉ vậy biểu mẫu qua Forms còn được tích hợp với Sheets giúp thương hiệu có thể dễ dàng thống kê thông tin về khách hàng webinar mà không phải mất công tạo danh sách hay thống kê.
5. Kết luận về “Webinar là gì”
Webinar mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Không chỉ tăng cao độ nhận diện thương hiệu, thúc đẩy doanh thu mà còn giữ chân khách hàng. Do đó, doanh nghiệp cần cân nhắc sử dụng webinar hợp lý để đạt hiệu quả tốt nhất.
