Hướng dẫn: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết, hiệu quả

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện là gì? Làm thế nào để tổ chức sự kiện thành công? CleverAds sẽ hướng dẫn bạn các bước thực hiện lên kế hoạch tổ chức sự kiện hiệu quả nhất!

1. Kế hoạch tổ chức sự kiện là gì?

Event planning (Kế hoạch tổ chức sự kiện) là quá trình lên kế hoạch chi tiết các công việc cần thực hiện một cách chi tiết, rõ ràng, cụ thể theo một trình tự nhất định dựa trên chủ đề, mục đích, ngân sách,.. khác nhau của sự kiện. Đó có thể là sự kiện online, offline hoặc kết hợp cả hai.

Bao gồm nhiều nhiệm vụ khác nhau ở tất cả các giai đoạn của sự kiện như tìm kiếm địa điểm tổ chức, tìm kiếm nhà tài trợ, truyền thông cho sự kiện,…

2. Tại sao cần lập kế hoạch tổ chức sự kiện?

2.1. Sử dụng và tận dụng hiệu quả các nguồn lực có sẵn

Giúp công ty, cá nhân tổ chức sự kiện sẽ nắm bắt được hệ thống và chi tiết các công việc, hạng mục trong sự kiện. Từ đó có thể phối hợp, tận dụng tối đa các nguồn lực của mình để triển khai sự kiện một cách thuận lợi nhất.

Hữu ích: Báo cáo Marketing: Hướng dẫn thiết lập từ A-Z cho doanh nghiệp

2.2. Chủ động trong sắp xếp thời gian

Xác định được: quy tình, thời gian chuẩn bị, các khâu triển khai công việc, đảm bảo tiến độ.

2.3. Chủ động điều phối và cập nhật tiến trình

Dễ dàng phân công, giao phó trách nhiệm tới bộ phận. Thuận lợi cho thao tác: chuẩn bị, vận hành, kiểm tra, đánh giá tiến độ.

2.4. Kiểm soát và hạn chế sự cố

Trong chuẩn bị và triển khai, sự cố là điều không tránh khỏi. Vì vậy, chuẩn bị kế hoạch tổ chức sự kiện giúp hạn chế rủi ro đó. Bạn sẽ chủ động giải quyết và phản ứng nhanh chóng hơn.

3. Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Hiện nay, tổ chức sự kiện là hoạt động không thể thiếu trong giai đoạn giới thiệu sản phẩm, thương hiệu đến người tiêu dùng của doanh nghiêp. Để sự kiện thành công, việc nhà quản trị không thể bỏ qua chính là: lên kế hoạch tổ chức.

Vậy khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện cần làm những gì?

Đọc thêm: Báo cáo Marketing: Hướng dẫn thiết lập từ A-Z cho doanh nghiệp

3.1. Xác định mục tiêu, loại hình, chủ đề của kế hoạch tổ chức sự kiện

Đầu tiên, bạn cần xác định mục tiêu tổ chức sự kiện là gì?

Để khai trương, ra mắt sản phẩm hay sự kiện nội bộ,v.v. Hay mục đích từ thiện? Hãy xác định cụ thể. Từ đó, bạn sẽ quyết định loại hình sự kiện cũng như lựa chọn chủ đề sao cho phù hợp. 

Ví dụ: Bạn cần tổ chức sự kiện nhằm kết nối nhân viên, lãnh đạo. Có thể lựa chọn hình thức teambuilding. Ngược lại, nếu bạn cần ra mắt sản phẩm mới, lễ ra mắt với nội dung, thông điệp và đối tượng sẽ khác hẳn hoạt động teambuilding .

Teambuilding được tổ chức ngoài trời

Biết được mục tiêu, loại hình, chủ đề của sự kiện bạn mới xác định được những công việc, hạng mục cần phải làm. Qua đó bạn mới có thể xây dựng được bản kế hoạch chi tiết, cụ thể, phù hợp nhất.

3.2. Xác định đối tượng mục tiêu

Tuỳ mục đích và mục tiêu sự kiện muốn đạt được, ta sẽ có những đối tượng tham gia khác nhau. Cần khoanh vùng, chọn lọc những đối tượng phù hợp để sự kiện đạt hiệu quả tối đa.

Bạn cần xác định được khối lượng người tham gia, có thể gửi thư mời hoặc gọi điện xác nhận để chốt được danh sách. Điều đó giúp bạn xác định được quy mô sự kiện, bạn có thể xây dựng được kịch bản, nội dung sự kiện hiệu quả nhất

3.3. Xây dựng nội dung, thông điệp chính

Khi tổ chức sự kiện, bạn cần lên ý tưởng, concept cùng như key message (thông điệp chính) cho toàn bộ sự kiện. 

Thông điệp cần ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn bao hàm được hết nội dung bạn muốn truyền tải đến mọi người. Một thông điệp sâu sắc sẽ gây được ấn tượng và sự hài lòng cho khách hàng. 

Nó không đơn thuần là thông điệp cho buổi sự kiện mà nó còn là thông điệp sẽ gắn liền với các sản phẩm/dịch vụ đến vòng đời cuối cùng của nó. Vì vậy mà doanh nghiệp phải xây dựng một thông điệp rõ ràng, hiệu quả.

3.4. Tìm kiếm địa điểm, xác định thời gian tổ chức

Đây là bước quan trọng không thể bỏ qua khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện. 

Bạn cần xác định xem cần bao nhiêu thời thời gian để chuẩn bị cho sự kiện? Thời điểm nào sẽ thu hút được đông đảo đối tượng sự kiện hướng tới? Thời lượng sự kiện bao lâu là hợp lý? Khi thời gian được xác định, bạn mới có thể lên được kế hoạch chuẩn bị và timeline chi tiết.

Địa điểm là yếu tố quyết định thành công của sự kiện. Khi lựa chọn, bạn cần cân nhắc đến các vấn đề: giao thông, môi trường, thời tiết,v.v. Ngoài ra, cần xem xét độ phù hợp của địa điểm; có thuận lợi cho khách tham dự hay không.

Ví dụ như bạn tổ chức sự kiện teambuilding cho nội bộ công ty, thì nên tổ chức ngoài trời. Hay nhưng sự kiện lớn, quan trọng với khách mời là những người có tầm ảnh hưởng thì địa điểm nên là những nơi sang trọng, cao cấp.

Sự kiện ra mắt bộ sưu tập mới của một thương hiệu thời trang cao cấp

Đọc thêm: Marketing thời trang cao cấp

3.5. Xây dựng kịch bản và timeline lên kế hoạch tổ chức sự kiện

Kế hoạch chi tiết, nội dung hấp dẫn quyết định sự kiện thành công hay không. Nội dung hấp dẫn sẽ dễ dàng thu hút và để lại ấn tượng tốt đẹp hơn với mọi người.

Có 2 loại kịch bản nội dung khi xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện:

• Tổng quát: bao gồm toàn bộ công việc từ timeline, nội dung, phân công nhân sự,…
• Chi tiết: là lời dẫn của MC trong sự kiện. Kịch bản này bạn cần đầu tư nhiều thời gian, công sức để trau chuốt ngôn từ, chọn lọc nội dung thu hút, truyền tải được thông điệp của bạn đến khách hàng.

3.6. Dự toán kinh phí tổ chức

Kinh phí là vấn đề rất quan trọng khi tổ chức sự kiện.

Nó phụ thuộc vào các hạng mục, công việc của sự kiện. Tuỳ vào mục đích và điều kiện mà bạn sẽ đưa ra ngân sách thích hợp. Bạn nên đi tham khảo, khảo sát thực tế để có thể lên được bảng dự trù kinh phí tốt nhất. Nếu kinh tế hạn hẹp bạn có thể điều chỉnh, thay đổi các hạng mục cho phù hợp.

3.7. Tìm kiếm đối tác, nhà tài trợ

Quyết định các khoản chi và cắt giảm ở đâu là điều không hề dễ dàng. Bạn có thể chọn tìm kiếm các nhà tài trợ sự kiện để giảm bớt gánh nặng ngân sách. 

Hiện nay, hầu hết doanh nghiệp có xu hướng tìm kiếm đối tác, nhà tài trợ đồng hành trong thực hiện sự kiện. Điều này giúp giảm bớt áp lực ngân sách. Đồng thời các nhà tài trợ, đối tác có cơ hội quảng bá hình ảnh thương hiệu rộng rãi hơn. 

3.8. Lập chiến lược quảng bá, truyền thông sự kiện

Quảng bá sự kiện là một bước không thể bỏ qua khi tổ chức sự kiện. Bạn cần quảng bá cho sự kiện mình càng nhiều người biết đến càng tốt để có thể thu hút được nhiều đối tượng tiềm năng tham dự.

Cần chú ý:

• Mục tiêu sự kiện là gì?
• Đối tượng cần truyền thông là ai?
• Thông điệp cần truyền tải là gì?
• Nên truyền thông trên kênh nào?

Sự kiện countdown của Heineken thu hút đông đảo người tham gia

3.9. Xây dựng kế hoạch phòng ngừa rủi ro

Rủi ro và sự cố phát sinh là điều khó tránh khi tổ chức sự kiện. Trong quá trình triển khai sự kiện, sẽ có nhiều yếu tố chủ quan và khách quan có thể xảy ra nằm ngoài tầm kiểm soát của ta. Để có thể dễ dàng vượt qua nó, điều bạn cần làm là dự báo những rủi ro có thể xảy ra và đưa ra phương hướng giải quyết. Chẳng may có sự cố phát sinh thì bạn vẫn có thể bình tĩnh xử lý và nhanh chóng vượt qua được khó khăn đó.

Trường hợp tổ chức sự kiện ngoài trời nhưng thời tiết không thuận lợi

• Bạn cần phải chuẩn bị trước ô, dù cho khách mời hoặc thậm chí phải đổi điểm nếu cần thiết.
• Nếu bạn không dự toán trước và đưa ra phương pháp giải quyết thì sự kiện của bạn sẽ khó có thể tiếp tục, mất thiện cảm của khách mời.

3.10. Giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch tổ chức sự kiện

Tiến độ công việc rất quan trọng nên bạn không thể lơ là trong khâu quản lý và giám sát. Bạn cần giám sát chặt chẽ trong từng khâu của sự kiện để tránh sai sót cũng như giải thiểu rủi ro. 

Ngoài ra trước khi diễn ra sự kiện, bạn cần kiểm tra, tổng duyệt lại tất cả các khâu tránh phát sinh sự cố. Trong quá trình diễn ra sự kiện, bạn vẫn luôn phải chú ý và kiểm soát tình hình để sự kiện diễn ra thuận lợi.

3.11. Nghiệm thu và đánh giá hậu sự kiện

Cuối cùng, sau khi đã thực hiện toàn bộ nội dung của sự kiện, bạn cần kiểm tra và báo cáo về toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện. Bạn nên đánh giá sự kiện có thành công hay không để có thể rút kinh nghiệm, điều chỉnh cho những sự kiện tiếp theo.

Kết luận

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện là chìa khoá quyết định bạn có mở được cánh cửa thành công hay là không? Tuỳ thuộc và mục đích của sự kiện, cơ chế hoạt động của doanh nghiệp mà các bước lên kế hoạch tổ chức sự kiện có sự khác biệt và thay đổi.

Mong rằng những chia sẻ nói trên sẽ giúp ích cho quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện của bạn thành công tốt đẹp!

Để được hỗ trợ tốt nhất, vui lòng gửi các yêu cầu giải pháp Digital Marketing cho CleverAds tại TẠI ĐÂY!